Opini  

5 Fungsi Manajemen Kepemimpinan

Oleh: Bayu, M.Pd

Dalam manajemen, ada 5 fungsi yang menjadi komponen di dalamnya, yaitu sebagai berikut:

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah sebuah aktivitas untuk menyusun dan merencanakan setiap tujuan sebuah perusahaan atau organisasi, termasuk berbagai cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut.

Sebelum membentuk sebuah organisasi atau perusahaan, perencanaan atau planning ini sangat dibutuhkan dan dilakukan pada awal mula sebelum semua komponen fungsi manajemen lainnya bergerak.

Perencanaan menjadi sebuah tonggak yang sangat penting untuk menentukan sebuah tujuan yang esensi dari awal. Dengan penetapan tujuan yang jelas, maka dapat dipastikan bahwa setiap proses lainnya akan bergerak dengan progresivitas sesuai yang diinginkan.

Perencanaan ini bisa dikatakan juga sebuah penjabaran dari visi yang akan dituju dan dikejar. Tanpa adanya sebuah tujuan yang akan dicapai, maka setiap orang di dalamnya hanya akan sekadar melakukan kewajiban mereka hanya demi sebuah bayaran semata.

Tanpa adanya tujuan ini, maka tidak akan sebuah usaha untuk meningkatkan kualitas performa perusahaan atau organisasi dan dapat diprediksi bahwa perusahaan atau organisasi itu akan menuju pada satu titik jenuh atau stagnan, bahkan dapat dipastikan akan mengalami kebangkrutan.

Proses perencanaan yang menyeluruh sangat dibutuhkan jika sebuah organisasi ingin bergerak ke atas dan memiliki umur yang panjang.

Peran pemimpin yang memiliki kemampuan untuk mengatur atau me-manage secara holistik melalui setiap upaya untuk mendorong setiap komponen berfungsi dengan semestinya demi tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

Setiap langkah perencanaan yang telah dieksekusi juga perlu menjadi bahan evaluasi selanjutnya yang masuk dalam agenda perencanaan yang akan dilaksanakan pada tahap berikutnya.

Anda dapat membayangkan jika sebuah organisasi melakukan kesalahan dalam langkah strategi mereka. Tentu ini akan menyulitkan mereka dalam langkah selanjutnya. Inilah pentingnya evaluasi dan juga kembali melakukan perencanaan yang menjadi sebuah aksi perbaikan dari kegagalan sebelumnya.

Dengan perencanaan yang matang dan menyeluruh, terutama melalui pemimpin yang mampu mengatur dengan kemampuan dan performa yang mumpuni, progresivitas dan kemajuan sebuah organisasi akan nampak jelas terlihat.

Dalam proses fungsi perencanaan, ada 4 aktivitas yang dilakukan, sebagai berikut:

– Penentuan visi dan misi organisasi yang menjadi sebuah gagasan dan tujuan yang akan menjadi tujuan dalam jangka waktu tertentu.
– Penetapan langkah atau strategi, cara dalam menempuh setiap tujuan yang telah ditetapkan pada mulanya.
– Menyusun, menjabarkan dan menentukan setiap sumber daya yang dibutuhkan untuk merealisasikan rancangan yang telah dibuat.
– Tetapkan sebuah goal atau standar dari kesuksesan akan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dari semula. Kejelasan standar ini akan menjadi sebuah indikator penilaian dari pencapaian tujuan tersebut.

Dalam proses perencanaan juga ada yang namanya tingkatan atau hierarki dalam pembuatan perencanaan, sebagai berikut:

a. Top Level Planning (Perencanaan Tingkat Atas)
Ini adalah tahap teratas dari sebuah hierarki perencanaan organisasi. Perencanaan ini bersifat strategis, misalnya memberikan arahan atau petunjuk secara garis besar, perumusan tujuan pengambilan keputusan dan arahan kerja yang bersifat efisien.

Selain itu, target jangka panjang juga ditentukan oleh mereka yang duduk dalam posisi teratas dalam sebuah organisasi.

b. Middle Level Planning (Perencanaan Tingkat Menengah)
Tingkat menengah dalam aktivitas perencanaan ini lebih bersifat administratif, lebih mendetail kepada cara penentuan tujuan yang telah ditentukan.

c. Low Level Planning (Perencanaan Tingkat Bawah)
Pada tingkat bawah, perencanaan akan lebih memfokuskan pada sisi operasional atau sebuah pelaksanaan dari tujuan dan strategi yang telah digambarkan dan diarahkan sebelumnya.

Sebuah perencanaan yang baik ternyata memiliki beberapa syarat yang harus dipenuhi agar sebuah organisasi dapat segera mengeksekusi rencana ke tahap selanjutnya, diantaranya:

– Kejelasan dari sebuah tujuan yang semakin spesifik.
– Tidak bertele-tele, singkat, padat, jelas dan sederhana (mampu diterjemahkan dan diterima maksudnya agar bagian atau tahap berikutnya tidak mengalami kesulitan dalam pelaksanaanya).
– Perencanaan harus berisi sebuah analisa yang jelas tentang pekerjaan yang harus dilakukan.
– Adanya keseimbangan antara tanggung jawab dan tujuan yang selaras dari setiap bagian.
– Perlu adanya persiapan sumber daya yang menjadi prasarana dari eksekusi sebuah perencanaan.

Pembuatan perencanaan yang matang akan memiliki banyak manfaat yang sangat mendukung kemajuan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya, antara lain:

– Bersinerginya dan saling keterkaitan antar bagian dalam pelaksanaan dan setiap bagian akan mengerti akan tujuan yang sama yang harus dicapai.
– Memprediksi dan meminimalisasi kesalahan yang kemungkinan akan dilakukan.
– Melakukan pengawasan akan jauh lebih mudah
– Adanya indikator dasar penilaian akan keberhasilan atau kegagalan dari sebuah target yang akan dicapai.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi kedua dari perputaran sebuah manajemen kepemimpinan adalah fungsi pengorganisasian. Kembali pada inti pembahasan manajemen, sebuah perusahaan adalah sebuah objek yang harus diatur agar mudah dalam pencapaian tujuan yang telah direncanakan diawal.

Fungsi pengorganisasian ini mengatur setiap sumber daya yang diperlukan, baik itu sumber daya manusia ataupun sumber daya lainnya yang terkait untuk tujuan pencapaian target yang diinginkan.

Dengan pengorganisasian yang tepat, maka setiap sumber daya itu akan melakukan fungsi mereka di tempat yang telah ditetapkan dan melaksanakan peran mereka secara maksimal sehingga goal yang dicapai dapat memenuhi standar bahkan melebihi harapan.

Singkatnya, dengan adanya pengorganisasian, maka setiap sumber daya akan mampu mengoptimalkan potensi mereka karena fungsi dari pengorganisasian adalah untuk menolong manager dalam mengelola organisasi dan ini akan memudahkan juga dalam proses pengawasan dalam fungsi berikutnya.

Setidaknya ada 4 aktivitas yang terjadi dalam sebuah proses pengorganisasian:

– Penyusunan, pengadaan dan pengalokasian setiap sumber daya yang diperlukan menurut peran dan tugas, serta prosedur yang harus dilakukan sesuai kebutuhan.
– Penetapan secara jelas struktur organisasi dan mendefinisikan hal serta kewajiban dari setiap bagian secara jelas agar tidak saling tumpang tindih.
– Perekrutan karyawan baru sesuai dengan prosedur dan standar yang diinginkan.
– Mengakomodasi setiap tenaga kerja dengan setiap posisi yang tepat sesuai kemampuan sehingga potensi mereka dapat dioptimalkan.

Agar tetap terarah dan terkait dengan fungsi pertama dari manajemen, yaitu perencanaan, setidaknya ada 3 unsur penting dalam sebuah pengorganisasian, diantaranya adalah:

– Adanya sekelompok orang yang saling bekerja sama dan mau diarahkan untuk pencapaian tujuan tertentu.
– Adanya penetapan aktivitas atau kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.
– Adanya pemenuhan setiap tugas dengan tanggungjawab agar mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan adanya pengorganisasian, maka beberapa manfaat di bawah ini akan tercapai:

– Adanya pembagian tugas yang efektif dari setiap bagian.
– Terjadinya spesialisasi dalam setiap bagian.
– Tidak adanya tumpang tindih antara hak dan kewajiban dari setiap bagian termasuk kejelasan akan tanggung jawab serta tugas dari setiap divisi.
– Adanya pendelegasian wewenang yang jelas dan terarah dari atas ke bawah.
– Meminimalisasi kesalahpahaman dalam sebuah pekerjaan.
– Target organisasi akan tercapai dengan mudah karena keteraturan dan kejelasan.

3. Staffing (Penempatan)

Tidak jauh berbeda dari fungsi pengorganisasian, namun fungsi penempatan di sini lebih menitikberatkan pada proses penempatan dari setiap karyawan pada tempat atau bagian yang tepat sesuai dengan kemampuan.

Tidak hanya mengenai tenaga kerja atau karyawan, tetapi setiap sumber daya yang ada hingga inventarisasi dari setiap peralatan yang mendukung pencapaian tujuan dari organisasi juga menjadi bagian yang perlu diatur dalam proses penempatan ini.

Beberapa fungsi dari penempatan atau staffing ini diantaranya adalah:

– Melakukan proses perencanaan sumber daya manusia yang ada.
– Adanya proses seleksi bagi karyawan baru dan penempatan sesuai dengan keterampilan.
– Adanya proses pelaksanaan kerja dan juga evaluasi serta pemberian reward serta punishment sebagai hasil dari evaluasi.
– Adanya pengembangan jenjang karier dalam sebuah organisasi bagi karyawan yang berkompeten dan berdedikasi dengan penilaian tertentu yang telah ditetapkan.

4. Coordinating (Pengarahan)

Fungsi pengarahan ini tidak lain adalah bertujuan untuk meningkatkan keefisiensian dan keefektifan dari kinerja setiap bagian agar semakin tetap pada kondisi yang optimal.

Selain itu, pengarahan juga berfungsi untuk menciptakan atmosfer atau lingkungan suasana kerja yang dinamis dan sehat.

Beberapa aktivitas yang dilakukan dalam proses pengarahan, diantaranya sebagai berikut:

– Adanya pengimplementasian dan penerapan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian dorongan atau motivasi kepada para karyawan atau pekerja agar mereka dapat bekerja semakin maksimal dan mendorong kemampuan optimal mereka.
– Adanya kejelasan dalam pemberian tugas rutin yang juga terkait dengan bagian lainnya dalam organisasi.
– Adanya penjelasan tentang setiap kebijakan yang ditetapkan atau yang berlaku atau perubahan yang terjadi dalam organisasi.

Proses pengarahan memerlukan seorang pemimpin atau manajer yang mumpuni yang mampu mengayomi dan memberikan solusi dari setiap permasalahan yang terjadi di dalam tubuh organisasi, terutama kepada para karyawan yang mengalami masalah.

5. Controlling (Pengendalian)

Fungsi terakhir dalam sebuah manajemen adalah fungsi pengendalian atau controlling yang memiliki fungsi untuk memberikan penilaian tentang pekerjaan yang dilakukan dan pencapaian target dari sumber daya tertentu.

Penentuan kualitas, peningkatan mutu dan layanan sebuah produk barang/jasa sangat ditentukan oleh fungsi pengendalian atau controlling ini.

Dengan adanya standar khusus yang telah ditetapkan pada awal perencanaan, maka fungsi pengendalian akan lebih mudah dalam melakukan fungsinya.

Beberapa aktivitas yang terjadi dalam pelaksanaan fungsi pengendalian, diantaranya adalah:

– Adanya evaluasi dari sebuah hasil pekerjaan dengan adanya indikator penilaian berupa standar tertentu yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan.
– Pencapaian target akan dapat dievaluasi secara mendalam melalui indikator keberhasilan yang telah ditetapkan dan disepakati bersama sebelumnya dalam tahap perencanaan.
– Perbaikan atau koreksi akan bisa segera dilakukan jika terjadi kesalahan atau penurunan, misalnya penurunan hasil penjualan.
– Adanya solusi yang segera dapat dieksekusi untuk menanggulangi dampak dari penurunan atau kegagalan.

Ada 4 aspek yang mendukung proses pengawasan ini bisa berhasil dengan baik dan efektif, diantaranya adalah:

– Routing (jalur): Pemimpin harus tegas dalam menetapkan jalur atau cara yang digunakan secara efektif dalam meminimalisasi kesalahan.
– Scheduling (penjadwalan): Penetapan jadwal atau deadline waktu yang masuk akal (tidak terlalu cepat atau tidak terlalu lama). Dengan demikian setiap divisi dapat bekerja dan bersinergi dengan efektif dengan acuan deadline waktu yang telah diberikan.
– Dispatching (perintah untuk pelaksanaan): Pemimpin atau atasan akan melakukan pengawasan berupa perintah kepada karyawan agar setiap tugas dapat terselesaikan tepat waktu. Pekerjaan yang menggantung bisa diminimalkan dengan segera dengan adanya pengawasan dalam hal ini.
– Follow up (tindak lanjut): Pemimpin mencari solusi yang tepat dengan segera ketika dalam tahap pengawasan ia menemukan masalah, solusi secara konkret dapat dieksekusi segera dengan petunjuk secara jelas dari pemimpin.

*Penulis adalah Dosen IAIS Sambas

IKUTI BERITA LAINNYA DI GOOGLE NEWS

Penulis: Tim LiputanEditor: Kundori