Dinas Kearsipan Kalbar Sosialisasikan Tata Kelola Arsip Dinamis

Pontianak Suara Kalbar)- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat menggelar Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis guna meningkatkan tata kelola kearsipan di berbagai daerah, khususnya pada Lembaga Kearsipan Daerah kabupaten dan kota. Kegiatan yang diikuti perwakilan dari sejumlah perangkat daerah ini berlangsung pada Rabu (26/11/2025).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalbar, Sugeng Hariadi dalam keterangannya mengatakan, sosialisasi ini penting dilakukan agar pengelolaan kearsipan bisa seragam di setiap Perangkat Daerah (PD). Kemudian yang terpenting pemahamannya sesuai dan berlandaskan amanat Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

“Karena memang setiap tahun itu dilaksanakan audit atau pembahasan arsip oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sehingga banyak hal yang harus dipenuhi tentang pengelolaan arsip dinamis, seperti mengenai sarana prasarana dan tantangannya, “kata sugeng

Sugeng melanjutkan bahwa setiap daerah juga harus melakukan penyusutan arsip, baik dimusnahkan atau diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

“Kalau di Provinsi, perangkat daerah itu LKD nya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Kalau di kabupaten/kota, di Dinas Kearsipan Kabupaten/Kota, sehingga arsip itu tidak menumpuk di PD, “terangnya.

Sugeng menambahkan, arsip dengan retensi kurang dari sepuluh tahun dapat dimusnahkan oleh perangkat daerah. Sementara arsip dengan retensi sepuluh tahun atau lebih hanya boleh dimusnahkan oleh Kepala LKD setelah mendapat persetujuan ANRI.

Menurutnya, pemahaman ini perlu terus disosialisasikan kepada para arsiparis agar ruang penyimpanan atau record center tidak cepat penuh. Ia mengakui kondisi arsip saat ini masih banyak yang belum tertata dan menumpuk, sehingga perlu klasifikasi dan pengurutan berdasarkan tahun.

“Mungkin ada arsip yang double, mana yang asli, mana yang fotocopy itu bisa dimusnahkan. yang bukan arsip mungkin bisa dibuang, jadi bisa betul – betul jadi sebuah arsip. Setelah didata, dibuat daftarnya, baru kita lihat jadwal retensinya, apakah sudah bisa dimusnahkan atau belum. Kalau sudah dimusnahkan berarti dibuat daftar, kalau belum artinya disimpan, “ucapnya.

Ia menekankan bahwa pengelolaan arsip dinamis, baik arsip aktif maupun inaktif, harus dipahami dan dijalankan secara konsisten oleh seluruh perangkat daerah.